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为进一步加强学生档案管理，实现学生档案管理的制度化、规范化、科学化，提高学生档案管理水平，维护档案的真实性、严肃性，完善学校学生档案管理服务体系，有效地建立、保护和利用档案，充分发挥档案在学生管理中的作用，保障学生正当权益，依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》及相关法律规定，结合我院实际，制定本办法。
一、学工处档案室主要职责
1．贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，依法办事，按章行事，规范管理学生档案工作；
2．负责接收、鉴别、统计、分类、管理学生档案材料；
3．办理学生档案的查阅、借阅和转递，为社会用人单位服务；
4．登记学生学籍变动及在校奖惩情况；
5．做好学生档案的安全、保密、保护工作；
6．负责学生毕业后档案托管等事宜；
7．拟订我院学生档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
8．实现档案信息的电子和纸质同步管理；
9．出具相关证明；
10．办理其它有关档案事项。
二、学生档案管理与转递
（一）新生入学后，建立学生档案。
新生入学一个月后，三年高职、五年高职、中职（含技工）学生在班主任指导下填写学籍登记表，完善学生基本信息。学生检查无误后，班主任收齐，加盖学籍公章，装入档案。同时装入学生档案的还有体检表、军训鉴定表。五年高职学生还须装入中职段档案，三年高职学生还须装入高中档案。装齐后，附学生花名册，班主任交学工处档案室统一管理。
（二）在籍期间，学生档案管理。
每学年，班主任从学工处档案室调阅学生档案一次，完善学生学籍登记表，主要由班主任填写学生的学籍变动情况，奖励与处分情况及学习鉴定、操行评语等。班主任调阅和归还时须与档案管理员签字确认所调所还学生档案的项目和数量，调阅时间为每学年6月中下旬，并在6月30日之前归档。档案归还时，档案管理员要仔细查看是否有掉页、涂改等现象，核对无误后方可接收。
（三）毕业生档案管理
学生顶岗实习离校前至毕业当年的6月中旬，班主任指导学生填写毕业生登记表，班主任填写操行评语，收齐加盖学校公章，装入学生档案。同时装档的还有实习鉴定表、成绩单（由教务处提供）、组织材料（组织部提供）、评优材料、奖励证书复印件、毕业生报到副证（由招生就业处提供）等。装齐后，由各系学生科检查，学工处审验。合格后，班主任到档案室封档，然后到院办公室盖章，后交回档案室。
（四）学生档案转递
学生档案是学生成长轨迹的真实记载，其管理和转递应严肃对待。中途转学、退学等学籍变动的学生档案，档案外转必须在学工处登记备案，规范密封，以机要形式转出，其它部门或个人不得擅自处置。学生因升学、公务员考录等需提前调阅档案的，学生可持调档函到学工处进行调阅。如档案需要提前转出调阅，需在学工处备案后，以机要方式转出。
三、毕业生档案派遣
1. 学生毕业后，与用人单位签约就业，学工处直接移交学生档案，负责按期转至用人单位人事档案管理部门。
2. 学生毕业后自主择业，按人事档案管理权限，由学校移交给学生就业单位或移送到居住地、工作地人才交流中心托管。毕业生档案不能自行管理。
3. 升入本科院校的学生档案，按本科院校档案管理规定派遣。
4. 因特殊原因不能提档的，各系登记造册，由学工处档案室暂时管理。
5. 在毕业期限内没有毕业或延期毕业的学生，予以结业，不派遣档案，档案由学工处档案室管理。
四、学生档案填写要求
1. 班主任认真核对学生个人信息（姓名、性别、民族、身份证号码），避免书写错误。如发现学生信息错误或信息不全，请及时予以更正、补充完整。
2. 学生姓名变化较大的，高职生须出具公安部门的户籍证明及本人身份证，中职生须出具身份证。
3. 学生学籍登记表、毕业生登记表中的学习鉴定、操行评语必须由班主任根据学生实际情况，从德、智、体及综合能力素质方面全面评价，认真填写。
4. 档案学历中涉及学院名称一律用全称书写，涉及系科、专业名称一律用规范全称书写，学号按照学校统一要求编排书写，姓名与身份证姓名一致，学制用阿拉伯数字书写。
5. 学生档案各类材料必须一律使用碳素墨水或蓝黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写，档案材料必须完整、规范，文字清楚，对象明确，材料真实，不能有明显改动的痕迹。
五、毕业生档案装档材料
学生档案袋需使用学校统一印制的档案专用袋。所有归档材料应严格按照毕业生装档明细记录表的顺序整理，并在表中相应位置标注材料内容及份数等。
（一）高职毕业生档案材料：
1. 高考档案；
2. 学生学籍登记表（所有内容要求一律填写完整，盖齐全部公章，成册的材料直接装档）；
3. 毕业生登记表（所有内容要求一律填写完整，盖齐全部公章，成册的材料直接装档）；
4. 实习鉴定表；
5. 成绩单（由教务处牵头组织各系落实，成绩单教务处审核后盖公章）；
6. 组织材料（入党积极分子材料、发展对象材料、预备党员材料单独装档）；
7. 自治区、市级、校级评优材料；
8. 国家奖学金、助学金申请表；
9. 体检表（由医务室提供）；
10. 毕业生报到副证（由招生就业处提供）；
11. 军训鉴定表。
（二）五年高职转段档案材料：
1. 中职升高职档案；
2. 学生学籍登记表；
3. 体检表；
4. 军训鉴定表；
5. 毕业生登记表；
6. 技能鉴定材料；
7. 成绩单（教务处审核后盖公章）；
8. 自治区、市级、校级评优材料。
（三）中职生（含技工）档案材料：
1. 毕业证复印件；
2. 学生学籍登记表；
3. 体检表；
4. 军训鉴定表；
5. 毕业生登记表；
6. 技能鉴定材料；
7. 成绩单（教务处审核后盖公章）；
8. 自治区、市级、校级评优材料。
附件：1. 学生档案调阅记录表
2. 毕业生档案派遣登记表
赤峰工业职业技术学院
2021年9月6日
附件1
学生档案调阅记录表
系（院）： 年份： 档案管理员：
序号 | 班级名称 | 份数 | 档案内容 | 调阅时间 | 班主任签字 | 归还时间 | 是否如数 完好归还 | 班主任签字 | 备 注 |
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附件2
毕业生档案派遣登记表
系（院）： 班级： 班主任： 年份： 档案管理员：
序号 | 姓名 | 性别 | 身份证号 | 档案编号 | 派遣时间 | 派遣地（单位） | 经办人 签字 | 备注 |
1 | ||||||||
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工院 学生管理与安全工作处
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